Telefonia VOIP w firmie – przykłady

Wyzwania w telefonicznej obsłudze klienta

Czyli zastosowania telefonii VOIP w firmie lub w sklepie internetowym.

Rozwiązanie:

W rozwiązaniu VOIP można skonfigurować zapowiedzi zależnie od godziny. Np. dzwoniąc

  • w godzinach pracy firmy 8:00 – 16:00 słyszymy zapowiedź „Witaj w sklepie internetowym ABC , prosimy czekać na połączenie
  • poza godzinami pracy słyszymy np. „Witaj, nasza infolinia pracuje w godzinach od 8 do 16, prosimy o kontakt w dniu jutrzejszym”.
    Możemy też poza godzinami pracy sklepu umożliwić klientowi pozostawienie wiadomości – np. złożenie zamówienia telefonicznie.

Rozwiązanie:

Możemy włączyć usługę numerów wewnętrznych, wtedy wraz z usługą zapowiedzi możemy ustawić przykładowe powiadomienie:
„Wybierz:

  • 10 – sekretariat
  • 20 – dział sprzedaży
  • 30 – dział obsługi i wysyłek
  • 40 – dział księgowy”

Takie rozwiązani ułatwia kontakt klienta z wybranym działem, pomimo kontaktu tylko na główny numer sklepu.

W telefonii standardowej gdy jeden klient dzwoni, inni słyszą sygnał „zajęte”.

Rozwiązanie:

Telefonia VOIP pozwala prowadzić kilka rozmów przychodzących i wychodzących na tym samym numerze.

Gdy jedna osoba rozmawia, linia jest nadal wolna i kolejne połączenie może:

  • być przekierowane do innej wolnej osoby
  • czekać na połączenie
  • czekać na połączenie z informacją typu „jesteś drugi w kolejce”
  • zostać przekierowane np. na pocztę głosową w celu pozostawienia wiadomości

Rozwiązanie:

Pomimo, iż poszczególni pracownicy mogą mieć biura nawet w innych miastach, telefony VOIP działają niezależnie od miejsca (na całym świecie), klient ma wrażenie, że dzwoni na numer stacjonarny w Warszawie, a obsługa może być np. w Krakowie.

Mało tego, nawet obsługa, która będzie w innym kraju nie wymaga drogich połączeń międzynarodowych, klient nadal płaci stawkę za lokalne połączenie.

Wojewodztwa

Rozwiązanie:

Jeśli mamy wiele połączeń wystarczy ustawić przekierowania. Jeśli sekretarka akurat rozmawia, nowe połączenie przychodzące może być skierowane do kolejnej wolnej osoby.

Rozwiązanie:

Pomimo słabnącej popularności FAXów, nadal część firm i instytucji używa tego typu rozwiązań. Zamiast kupować fizyczne urządzenie, które będzie używane sporadycznie możemy mieć wirtualny fax z osobnym numerem. Jeśli ktoś wyśle na ten numer fax, dostaniemy go w postaci maila (załącznik w PDF). Podobnie sprawa wygląda z wysyłaniem faxów.

Rozwiązanie:

Możesz np. skonfigurować słuchawkę Bluetooth lub DECT tak aby działała zarówno z telefonem komórkowym jak i stacjonarnym a także z komputerem, Skypem etc.

Jedną słuchawką odbierzesz telefony z wszystkich źródeł.

savi-7101

Rozwiązanie:

Dzięki słuchawkom w technologii DECT możemy odbierać połączenia nawet ponad 120 metrów od telefonu – zarówno komórkowego jak i stacjonarnego.

savi

Rozwiązanie:

Dzięki książce adresowej w telefonie można w łatwy sposób odnaleźć kontakt.

Rozwiązanie:

Możemy zdefiniować jedną wspólną zewnętrzną książkę telefoniczną, która będzie się automatycznie uaktualniać na wszystkich telefonach, nawet tych poza główną siedzibą.

jedna-ksiazka-wiele-telefonow
Możemy też zintegrować automatyczne tworzenie książki na bazie kontaktów ze sklepu internetowego lub programu do faktur, systemu CRM, ERP etc.

Rozwiązanie:

Dzięki możliwości eksportu do excela, możemy wygenerować szczegółowe raporty i statystyki. Np. kiedy najczęściej klienci do nas dzwonią, jak długo średnio czekają na połączenie etc.

Rozwiązanie:

Dla uniknięcia niejasności w komunikacji z klientami możemy wprowadzić nagrywanie połączeń w sieci VOIP.

record_icon

Nagrywanie przyda się również w celu analizowania i poprawy działania infolinii czy biura obsługi klienta.

Rozwiązanie:

Telefonia VOIP umożliwia bardzo tanie połączenia międzynarodowe w Europie i na całym świecie, np. minuta rozmowy do USA za jedyne 5 groszy!

Rozwiązanie:

W telefonii VOIP wystarczy, że wypniesz telefon w starym biurze a wepniesz w nowym. Tak, to takie proste!

Rozwiązanie:

W telefonii VOIP rozmowy wewnętrzne są całkowicie bezpłatne. Nie musisz używać komórek jako walkie-talkie.

To oznacza również darmowe połączenia międzynarodowe. Jeśli używasz telefonii VOIP w USA, to możesz nadal zadzwonić za darmo po nr wewnętrznym do Polski.

Rozwiązanie:

Warto skorzystać ze słuchawek. O ile małe słuchawki bluetooth sprawdzają się doraźnie w podróży, to w biurze nie są już takie wygodne. Mamy obecnie wiele modeli, które sprawdzą się w ciągłej pracy z klientem.

savi

Osoby, które dużo rozmawiają przez telefon powinny mieć na uwadze fakt negatywnego oddziaływania telefonu na zdrowie.

promieniowanie-telefonow-komorkopwych1Rys. wpływ rozmowy telefonicznej na temperaturę głowy

  • po lewej – w trybie bez telefonu
  • po prawej – po 15 minutach rozmowy

Rozwiązanie:

Telefonia VOIP w połączeniu z nowoczesnymi telefonami oferuje rozmowy w jakości HD clear voice.

Zainteresował Cię temat?

Skontaktuj się z nami!

-zadzwoń do nas, porozmawiamy o potrzebach w Twojej firmie

-napisz do nas, oddzwonimy … oczywiście z telefonu VOIP 🙂

-wypożycz sprzęt na testy, sam zobaczysz jakie to wygodne

-martwisz się o konfiguracje? Zrobimy to za Ciebie i przyślemy gotowe urządzenia, wystarczy wpiąć do sieci

-zobacz przykładowe modele telefonów i słuchawek